Управление бизнес процессами - огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами - это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности. Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) - это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

Управления бизнес-процессами

BPM - это как управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами - это не управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое обрабатывает разовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами - это обработка или организация набора действий, возникающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Trello, Asana или Kissflow Project - хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или на управлении процессами.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Оставленные неорганизованными и несистематизированными, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, основные необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

  • Потраченное время
  • Больше ошибок
  • Повышенная вина
  • Недостаток данных
  • Деморализованные сотрудники

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать оптимальную работу всех аспектов операций.

Этапы жизненного цикла BPM

Управления бизнес-процессами
    1. Шаг 1. Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

    1. Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе. Вот подробные инструкции по моделированию BPM .

    1. Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

    1. Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом, поскольку он проходит через рабочий процесс. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест.

    1. Шаг 5. Оптимизация

Во время анализа обратите внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными.

Какие бывают типы управления бизнес-процессами?

Системы BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документо-ориентированный BPM

Эти решения по управлению бизнес-процессами необходимы, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они обеспечивают маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Каковы преимущества внедрения управление бизнес процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

  • Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
  • Создавайте, отображайте, анализируйте и улучшайте бизнес-процессы
  • Управляйте повседневными операциями более эффективно
  • Реализуйте большие организационные цели
  • Двигайтесь к цифровой трансформации
  • Улучшение и оптимизация сложных операций
  • Тщательно отслеживайте отдельные элементы по мере их продвижения в рабочем процессе

Управление бизнес процессами - примеры

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это потому, что вашему HR-отделу не хватает принципа управления бизнес-процессами (BPM). Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:

  • Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее
  • Наем новых сотрудников без проблем

Продажи

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур. Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Именно здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, когда управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно пройти через них. Например, если команда по управлению активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без установленной системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительным средством:

  • Одобрение в один клик для запросов на командировку
  • Настраивайте рабочие процессы для уникальных сценариев

Особенности, которыми должен обладать каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна BPM-система, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

  • Инструмент визуального построения диаграмм процессов
  • Конструктор форм с перетаскиванием
  • Контроль доступа на основе ролей
  • Мобильная поддержка
  • Мощные функции администратора
  • Единый вход (SSO)
  • Интеграция с существующими программными системами
  • Отчеты и аналитика
  • Производительность для больших баз пользователей
  • Метрики производительности процесса

Роман Капралов - специалист по развитию и продвижению бизнеса. Услуги в продвижение бизнеса, который отбирает Ваше время, силы и деньги! перейти на сайт kapralov.biz