Стратегическая сессия и фасилитация – это специальным образом спроектированный формат командной работы, который позволяет сотрудникам сфокусироваться, более энергично, открыто и подробно обсудить все вопросы компании, стратегическая сессия является одним из мощных инструментов.

Содержание скрыть

1 Стратегическая сессия — кто проводит?

2 Стратегическая сессия — этапы подготовки

3 Стратегическая сессия — инструменты для проведения

4 Стратегическая сессия — для чего нужна?

5 Стратегическая сессия — как фокусировать и вовлекать сотрудников?

6 Стратегическая сессия — техники

7 Стратегическая сессия — советы по проведению

В вашей компании необходимо провести стратегическую сессию, если:

нужно выработать стратегию;
команда не знает общей цели;
в коллективе нет обсуждения, замалчиваются какие-то вопросы;
члены вашей команды по-разному понимают и воспринимают ответы по различным вопросам;
хотите сделать из сотрудников единомышленников.

Смысл стратегической сессии в том, чтобы абсолютно все участники могли влиять на решения, участвовать в их принятии. Важно понимать, что фасилитация – это не информирование, как на собрании, а именно процесс обсуждения и принятия решения.

Длительность фасилитационной сессии составляет от 1 (минимум) до 2-3 дней.

Где используется фасилитация:

Совещания по развитию организации
Совещание по проекту
Оперативные сессии
Сессии стратегического планирования
Сессия подведения итогов и старта проекта/года
Антикризисные сессии
Сессия создания инноваций
Информирование сотрудников о нововведениях, привлечение их к разработке изменений
Продвижение определенных идей, проектов
Решение конфликтов

Стратегическая сессия — кто проводит?

Стратегическую сессию проводи фасилитатор – это человек, который обеспечивает успешную групповую коммуникацию, всячески способствует осознанию общих целей собравшимися людьми. Он активно помогает им достигать эти цели, но при этом не принимает чью-либо сторону в обсуждении, дискуссии. При этом, фасилитатору абсолютно не нужно разбираться в том вопросе, который необходимо решить. И если роль фасилитатора берет на себя руководитель, то крайне важно соблюдать следующие условия для успешной стратегической сессиия:

Принимать любое высказанное сотрудниками мнение, а не ругать, критиковать;
Изначально фиксировать любые идеи в ходе обсуждения, а затем уже принимать по ним решения всей группой.

Есди вы хотите провести стратегическую сессию в свое компании я могу порекомендовать вам отличного фасилитатора, напишите мне в телеграм, пришлю вам контакты.

Только соблюдая эти условия, каждый руководитель может ожидать честного и открытого обсуждения, активности и заинтересованности от каждого сотрудника. А вот уже на этапе принятия решения руководитель, обязательно оговорив, что сейчас он ненадолго «снимает шляпу» фасилитатора, просит прислушаться к его мнению и понять, что решение будет неэффективным «потому что…». И здесь важно изложить довод, но опять же, не говорить, что мнение, идеи сотрудников плохие.

Если же руководителю компании, выступающему в роли фасилитатора, трудно сдерживать эмоции и суждения, то поручите вести стратегическую сессию кому-то из сотрудников или пригласите специалиста.

Основная задача фасилитатора – провести участников по всем этапам, никогда не подталкивая, не навязывая какого-либо решения, т.к. выбор всегда за участниками, даже если фасилитатор видит и понимает иначе.

Важно запомнить на стратегической сессии, что группа — знает лучше!

Стратегическая сессия — этапы подготовки

Вне зависимости от того, стратегическую или фасилитационную сессию вы будете проводить, нет разницы в этапах подготовки и ее проведения.

Майкл Вилкинсон – один из самых известных фасилитаторов считает, что секрет подготовки в «пяти пи» (5Р):

Purpose – Цель
Product — Продукт
Participants — Участники
Problem – Вероятные «подводные камни»
Process — Процесс

Шаг 1. Определяем цель стратегической сессии, а именно для этого вы на курсе сначала учитесь строить свою точку А и точку Б, анализировать и формулировать цель, к которой хотите прийти в своей компании.

Поэтому, на этом этапе необходимо задать себе вопросы:

∙ Какая цель сессии? Зачем мы ее проводим?
∙ Какие проблемы, задачи мы пытаемся решить?
∙ Почему возникла потребность в сессии?
∙ Как вы осознали, что эта проблема существует? Как она проявляет себя?
∙ Что произойдет, если мы не решим эти проблемы?

Шаг 2. Определяем ожидаемый результат.

Для этого задайте вопросы:

Какие материалы/документы должны быть созданы, появиться у участников сессии? Например, корпоративные правила
Какие знания должны появиться у участников сессии?
Какие мнения, убеждения должны появиться?
К каким результатам мы хотим прийти?
Как вы поймете, что сессия прошла успешно?
Что вам позволит и через 3 месяца сказать, что эта сессия прошла успешно?

Как вы понимаете, в зависимости от поставленной цели, вы и будете задавать себе вопросы, а результаты вашей сессии могут быть самыми разными: конкретный результат, составление корпоративных правил, единое согласие в каком-то вопросе и т.д.

Важно понимать, что сессии может проводить руководитель любого звена – гендиректор, начальник отдела, РОП, т.е. любой управленец, в подчинении которого есть сотрудники.

Шаг 3. Определяем повестку, программу сессии.

И для этого необходимо:

Сформулировать вопросы, которые требуют ответа для решения главной задачи;
Расставить эти вопросы в логической последовательности, зафиксировав в качестве плана сессии.

Если раньше в компании стратегические или фасилитационные сессии не проводились, то смотрите реалистично на возможности своей команды, т.к. трудно заранее предугадать, какие вопросы потребуют больше времени на обсуждение, не будет ли оно затянутым из-за долгой «раскачки» сотрудников.

Важно понимать, что все договоренности должны быть исполнены. Поэтому, не следует обещать многого или невыполнимого – от этого зависит результативность сессии. Если же руководитель в начале сессии транслирует сотрудникам, что ему важно их решение, мнение каждого, а в итоге оно не принимается, не выполняется, то эффект и результат от фасилитации будет очень низким.

Шаг 4. Выбираем участников группы для сессии. Если у вас небольшая компания, то участвовать должны все сотрудники, а крупные организации могут использовать критерии отбора.

Приглашайте к участию тех:

кто понимает вопросы, внесенные в повестку сессии;
кто заинтересован в результате;
кто уполномочен принимать решения, рекомендации;
воспринимается в компании как лидер общественного мнения;
открыт для решений, отличающихся от его собственных.

Стратегическая сессия — в ней не могут участвовать те, кого руководитель, собственник компании планирует уволить. А также нельзя увольнять человека во время стратегической сессии, даже если он действует, ведет себя неподобающим образом, вносит деструктив. В этом случае просто попросите его покинуть группу. А иначе вы протранслируете сотрудникам, что за предложенные идеи, высказанные предложения их могут наказать, уволить.

Если же в команде есть сотрудник, которого вы не понимаете, то фасилитация – отличный способ дать ему проявиться во всех аспектах: коммуникации, высказывании своих мыслей, предложений, общего настроя.

Шаг 5. Оцените риски сессии. Всегда надо быть готовым к тому, что сотрудники не захотят предлагать идеи, будут закрыты для обсуждения, поэтому заранее нейтрализуйте эти риски, продумав расслабляющие и креативные моменты для вовлечения, повышения уровня доверия.

Обязательно проработайте следующие вопросы:

Готовы ли вы, как собственник, руководитель соблюдать договоренности?
Какие есть конфликты между подразделениями?
Какие есть конфликты между конкретными участниками сессии? ∙ Какой вопрос может осложнить проведение сессии?
Какая информация известна не всем участникам? Что нельзя озвучивать, обсуждать на сессии?
Какие сомнения могут быть у участников?
Есть ли что-то, что может потерять кто-то из участников, а кто-то приобрести, если решение будет принято?

Эти вопросы помогут качественно подготовиться и провести сессию. Если, например, у собственника компании расходится мнение с финдиректором по каким-то вопросам, то сначала необходимо провести индивидуальную встречу и прийти к единому мнению, которое вы и будете транслировать сотрудникам на сессии.

Шаг 6. Статегическая сессия и место проведение. Это не должно быть рабочее пространство, в котором ваша команда бывает каждый день. Идеальным местом проведения фасилитации считаются «места силы» на природе, чтобы сотрудники могли переключить сознание и переключиться, расслабиться вечером посл вдумчивого обсуждения.

Если все-таки решите остаться «в каменных джунглях», то выберите площадку, абсолютно не похожую по обстановке на вашу компанию и которая имеет:

Высокие потолки (дают ощущения пространства, воздуха);
Много окон, чтобы проникал свет;
Большое количество стен, к которым есть доступ (не загромождены и разрешено использовать их для клейких стен);
Организованное пространство со всем необходимым – столы, стулья, розетки, флипчарты и т.д. с возможностью свободной рассадки за столами не более 5 человек.

Оптимальной считается рассадка полукругом или в форме буквы П, если команда состоит из 15-20 человек, а если больше – то рассадка должна быть по 5-7 человек.

Важно понимать, что во время сессии люди должны оставаться энергичными и продуктивными, поэтому должно быть достаточно пространства для перемещения, каких-то активностей. Обязательно запланируйте в программе время на открытие и закрытие сессии, кофе брейки, обед, исходя из того, что каждая часть обсуждений на сессии должна идти 1,5-2 часа.

Шаг 7. Стратегическая сессия — материалы. Подготовьте все материалы для проведения стратегической или фасилитационной сессии. Чек-лист вы получите в дополнительных материалах к этому уроку. Сразу скажем, что не стоит скептически относиться к таким пунктам, как наличие достаточного количества воды и конструктора Лего, пушистых проволочек. Вода способствует работе мозга, а различные развивающие материалы – еще и развивают мелкую моторику, расслабляет и позволяет креативить участникам.

Шаг 8. Стратегическая сессия — сбор команды. Заранее оповестить и пригласить участников на сессию – это необходимо сделать личным сообщением в чате или электронным письмом, т.к. сессия обычно проводится в течение выходных дней, а к поездке за город следует все же подготовиться. Также можно запустить голосование, чтобы сами сотрудники выбрали оптимальную дату проведения из 2-х предложенных.

Стратегическая сессия — инструменты для проведения

Таким инструментом является клейкая стена, которая позволяет визуально представить все идеи, на которых группа сможет фокусировать свое внимание. По сути – это та же интеллект карта, которая создается на клейкой стене «здесь и сейчас» всеми сотрудниками с возможностью структурировать, менять местами эти разноцветные наклейки.

Сначала каждый из участников сессии пишет маркером каждую из идей на половинке листа А-4 обязательно печатными буквами, формулируя только 5-7 словами. Все они клеятся на стену, а затем общим обсуждением структурируются. Если же сам фасилитатор будет записывать идеи на карточки, то очень важно писать именно теми словами, которыми озвучил сотрудник, т.е. не переставляя, не додумывая, не делая лучше, как вам кажется.

Стратегическая сессия — для чего нужна?

Главное отличие стратегической сессии от совещания, мозгового штурма в том, что здесь вы именно определяете цели, вырабатываете сценарии по стратегическим вопросам, которые решаются крайне редко – разработка новой бизнес-модели, стратегии развития, альтернативные направления получения дохода компанией.

Правила командной работы:

Высказывается каждый (даже о том, что «болит»!)
Говорим по очереди.
Используем парковочные доски.
Мягко относимся к людям, жестко – к идеям.
Телефоны и прочие гаджеты — строго на беззвучном режиме. 6. Делаем перезагрузку, чтобы поднять энергетический уровень группы.
Остаемся в рамках темы, следим за временем!

Для этого назначаем:

«хранителей контекста» — кого-то из сотрудников, которые возвращают к теме обсуждения. А если при этом возник какой-то острый вопрос, то фиксируют его, чтобы обсудить позже или в другой раз, например, на совещании;
«хранителей знаний» — для фиксации всех высказываний;
«хранители времени» — отслеживают время на перерыв, обсуждения;
«хранители энергии» — следят за тонусом участников.

Фиксируем роли!
Начинаем и заканчиваем вовремя.

Как применять парковочные доски?

Они необходимы, чтобы во время сессии ничего не забыть и сразу зафиксировать:

Вопросы, которые необходимо обсудить позже:
Принятые решения – так вы сразу будете видеть и сможете объявить о решениях, принятых группой;
Список действий – его необходимо составить в виде таблицы с 3 колонками, которые будут заполняться в виде ответов на вопросы «Кто? Что? Когда?». По сути – это конкретные действия, которые будут выполнены сотрудниками после сессии.

Исполнение этих решений необходимо контролировать, но учтите, что в ходе реализации могут потребоваться какие-то дополнительные действия – улучшения, изменения, выявленные уже на стадии внедрения.

Стратегическая сессия — как фокусировать и вовлекать сотрудников?

Знакомство и вовлечение лучше всего проводить в формате игры, чтобы команда:

Узнала друг о друге с неожиданной стороны (например, рассказать о хобби);
Сработалась, получила заряд энергии (например, пытаясь угадать хобби другого участника по картинке, которую он нарисовал); ∙ Услышала ожидания от сессии каждого из участников.

Стратегическая сессия — техники

Визуальная история компании – отличный инструмент для повышения вовлеченности сотрудников, т.к. не только новички, а даже старожилы могут не знать, с чего и как началась компания. А эта история может оказаться сильнейшим мотиватором и повысить лояльность, авторитет собственника, гордость за компанию, в которой люди теперь работают.

На клейкой стене пишем годы или месяцы существования компании. И собственник первым начинает рассказывать:

О ключевых событиях, поворотных моментах,
О достижениях компании,
Когда в команду пришел каждый из сотрудников,
Когда запустили, реализовали проекты и т.д.

А все участники сессии могут дополнять его рассказ, выделять лучшие периоды и фиксировать, с чем это было связано, делиться историями из отделов и т.д. В дальнейшем эту историю компании можно записать и:

разместить на корпоративном сайте,
использовать при создании обучающей программы для новичков,
рассказывать клиентам для повышения доверия к продукту и т.д.

Исторический скан – здесь по той же технологии проводится анализ, но уже определенного временного периода, например, текущий год.

В этом случае крепятся горизонтально 12 карточек с месяцами и даются конкретные ответы:

Что происходило в прошлом году в компании (все, что вспоминается)?
В чем мы были молодцы?
Что не очень хочется вспоминать? Что пошло не так?
Что продолжаем делать? А что перестаем, от чего отказываемся?

Только помните правило – одна идея на одном листке, все клейкие стены со стикерами остаются на виду в течение всей сессии, чтобы ваши сотрудники могли в любой момент подойти и перечитать.

Энергия группы. Естественно, что энергия группы понижается после бурного обсуждения, кофе-брейка, поэтому необходимо продумать и включать в повестку сессии игры, упражнения из кинезиологии, разминки. В ходе таких игр отлично проявляются лидерские, организаторские способности сотрудников, умения коммуницировать друг с другом ради достижения результата.

Анализируем текущую ситуацию в компании, отвечая на вопрос «Где мы сейчас?». По уже известной технике, участники пишут свое мнение и из этого создается кластер. Здесь также можно проговорить сильные и слабые стороны компании на текущий момент.
К чему мы должны быть готовы? Эта техника оптимальна перед запуском нового проекта, принятия стратегического решения, т.к. позволяет выявить и расписать 3 возможных сценария:

Пессимистичный – причины провала, какие «подводные камни», какие потери из-за этого;
Оптимистичный – как добились успеха, кто отличился, каких результатов достигли, как это повлияло на компанию и т.д.;
Реалистичный – как могут отреагировать конкуренты, что повлияло на проект и т.д.

Для этого всех участников необходимо разделить на 3 группы, а они за 10- 15 минут должны расписать все нюансы по своему сценария. А на основании всех высказанных идей, предположений — строится план действий, которые необходимо предпринять, чтобы проект был успешно реализован, с учетом всех возможных рисков.

Эта техника также позволяет руководителю выявить все страхи, ожидания участников, умение анализировать, высказываться, работать в группе.

Что хотим получить в результате наших усилий? Здесь необходимо ставить цели на следующий период (год, 3, 5), определяем точку Б.

Можно использовать технику «Гость из будущего» — представьте, что из будущего приехал генеральный директор и рассказывает, что произошло в компании:

Какие продукты выпускает компания,
Какие сервисы внедрены,
Какие изменения по составу, формату, конкурентной среде произошли,
Что говорят о компании клиенты, партнеры.

И все идеи сотрудников можно вынести в отдельный проект и запустить голосование по ним. Причем, руководитель тоже может подать свою идею, но сделать нужно анонимно, чтобы голосование за проект, который компания будет реализовывать первым, было непредвзятым. Если все же команда не проголосует за проект руководителя, то он может поставить на него «метку руководителя», отметив для реализации. Т.к. вы являетесь собственником этого бизнеса, руководителем компании, то имеете полное право на это, но при этом – обязательно объясните свою позицию сотрудникам.

Какие проекты помогут нам достичь стратегических целей? Это могут быть новые проекты, в зависимости от того, какие цели у вас стоят. Поэтому нужно оценить их все и устроить голосование участников, а затем сами участники выбирают ответственных, сами себя назначают, т.к. хотят работать или вести тот, или иной проект. На этом этапе важно следить фасилитатору, чтобы ни один из одобренных проектов не остался без ответственных исполнителей.

Обязательно руководитель должен дать обратную связь по каждому из непринятых проектов, объясняя, что:

Идею нужно немного доработать;
Идея пока неосуществима по таким-то причинам;
Пока всю идею взять не можем, но вот такую-то часть будем обязательно использовать.

Важный момент – если фасилитатор получает ответ от группы, что всё и всем понятно, то это очень плохой знак, т.к.:

Люди боятся высказываться откровенно;
Людям все равно;
Люди не включены в работу, поэтому всегда обращайте на это внимание и используйте все инструменты, техники, чтобы каждого расположить к продуктивной работе.

Стратегическая сессия — советы по проведению

Руководителю необходимо войти в роль фасилитатора, чтобы выслушивать без критики, отрицания и принимать все идеи группы, четко определив – на что вы готовы пойти в изменениях, а на что нет.
Если люди «зажаты» и не уверены – пусть пишут свои идеи анонимно. Не заставляйте каждого зачитывать написанное.
Выберите наблюдательную позицию – не делайте скоропалительных выводов, если поведение, реакция некоторых сотрудников вам непонятна или не нравится. После сессии можно прояснить все эти моменты, поговорив лично.
Тщательно следите за фиксацией всей информации, делайте фото интересных моментов. Обязательно оцифруйте этапы и результаты Стратегической сессии, отправьте их участникам.
Обязательно проверяйте результаты, потому что стратегическая сессия – это не просто командное мероприятие, а мощный план для дальнейших действий к успешному будущему компании.

Как видите, стратегическая сессия является «волшебной палочкой» для руководителя, с помощью которой можно решить множество вопросов, выработать план для достижения цели, сплотить команду, выявить потенциал каждого сотрудника, если умело ею пользоваться. И самое важное – внедрить, начать осуществлять и контролировать все те шаги и проекты, которые ваша команда смогла создать на стратегической сессии.