В мае у бизнес‑владельцев два сценария.
Первые закупают уголь для мангала и доедают остатки квартального бюджета.
Вторые достают отчёты «план‑факт» и скрупулёзно сравнивают цифры.
Через месяц угадайте, чьи сотрудники пишут заявления «по собственному», а чьи — получают бонусы за перевыполнение?
Зачем вообще сравнивать план и факт
План‑факт‑анализ — это не табличка ради «галочки». Это рентген компании. Он сразу показывает, где трещина маржи, куда «утёк» склад и почему клиенты тихо перешли к конкуренту.
Классические отговорки, которые вскрывает первый же отчёт:
- «Мы думали, что рынок подрастёт сам».
- «По ощущениям должно было быть лучше».
- «Это общая стагнация, у всех так».
Увы, у цифр нет чувства такта. Они просто показывают, что «думали» — мимо, «ощущали» — ошиблись, а «стагнация» случилась только у тех, кто не считал.
Три главных боли, которые лечит план‑факт
| Боль | Что происходит без анализа | Что меняется после |
|---|---|---|
| Падает маржа | Скидки дают «на глаз». | Видно, какой канал «съедает» прибыль, и его режут. |
| Склад в минусе | Товар залеживается, а деньги заморожены. | Оборотные средства высвобождаются на маркетинг. |
| Клиенты уходят | Причина увольнений ищется «в настроениях». | Фактический отток фиксируется раньше, чем клиент исчезнет. |
Как внедрить план‑факт ‑анализ за четыре недели
- Неделя 1. Отберите показатели.
Пять‑семь метрик достаточно: выручка, маржинальность, оборачиваемость склада, CPL, LTV. Назначьте владельца каждой цифры. - Неделя 2. Постройте дашборд.
Стартап‑уровень: Google Sheets с авто‑импортом из CRM.
Уже выросли: подключите Power BI или «Нескучные финансы». Обновление раз в сутки — минимум. - Неделя 3. Проведите первый «разбор полётов».
Отклонение ±5 % — красный флажок. Ищете причину, а не виноватого. Делаете действие, а не отписку. - Неделя 4. Закрепите ритуал.
30‑минутная встреча каждую пятницу. Таблица на экране, никаких «я считал на бумажке». Изменения в план вносятся сразу.
Инструменты: начинайте с простого
- Google Sheets / Excel. Для большинства МСБ хватит: дешево и понятно.
- PlanFact, Seeneco. Российские сервисы: пресеты для план‑факт‑анализа и интеграции «из коробки».
- Power BI, Superset. Когда оборот перевалил за 1 млрд ₽ и нужно сверять сотни показателей.
Как заставить команду любить цифры
- Прозрачность. Доступ к дашборду есть у всех, не только у финотдела.
- Личная ответственность. У каждой метрики — своё имя и фамилия.
- Быстрая польза. Показали, как отчёт помог вернуть 200 тыс. ₽? Подключится даже скептик.
- Небольшие шаги. Не надо пересчитывать всю экономику за год. Внедрите одну метрику, почувствуйте эффект, добавьте следующую.
Ответы на неудобные вопросы
— Мы маленькие, нам рано?
Чем меньше бизнес, тем меньше подушка безопасности. Ошибка в марже на 3 п.п. может стоить всей прибыли месяца.
— Данные в CRM «грязные». Что делать?
Начните с одного отдела: порядок в продажах быстро отражается в кассе. Потом дотянете остальные.
— Можно ли автоматизировать выводы?
BI‑система подскажет, где отклонение, но причину ищет человек. Робот пока не обгонял хороший вопрос «почему?».
Итог
План‑факт‑анализ — это не бюрократия, а прививка от иллюзий. Либо вы имунны и управляете цифрами, либо утешаетесь «ощущениями» — и готовитесь к следующей волне увольнений.
Готовы включить цифры в управление?
Запишитесь на стратегическую сессию — за час разберём ваши показатели и составим дорожную карту без розовых очков.
По материалам опросов Data Insight (2024), промышленной статистики Эвотора и кейсов клиентов kapralov.biz.
