Как проводить планёрки и совещания: Полное руководство

Планёрки и совещания – это важные инструменты для управления командой и проектами, которые помогают синхронизировать действия сотрудников и вдохновлять их на достижение высоких результатов. В этой статье мы подробно разберём, как проводить планёрки и совещания, чтобы они стали неотъемлемой частью успешной работы вашей компании.

Введение

Планёрки и совещания играют ключевую роль в жизни любой организации. Они позволяют команде понять общее направление, распределить задачи, обсудить возникшие проблемы и наметить пути их решения. В этой статье мы рассмотрим, как проводить планёрки и совещания, их цели, структуру и правила проведения. Кроме того, мы поделимся советами, как сделать планёрки и совещания эффективными и продуктивными.

Зачем нужны планёрки и совещания?

 

Планёрки и совещания решают множество задач:

• Объединяют видение: Позволяют команде понять общие цели и пути их достижения.
• Создают контекст: Обеспечивают общение в едином смысловом поле.
• Вдохновляют и поддерживают: Мотивируют сотрудников и помогают им почувствовать значимость своей работы.
• Разъясняют: Помогают команде лучше понять задачи и ожидания.
• Задают импульс: Стимулируют к активным действиям.
• Распределяют ответственность: Ясно определяют, кто за что отвечает.
• Проясняют путь: Показывают направление развития компании.
• Находят решения: Способствуют коллективному обсуждению и решению проблем.
• Самоорганизуются: Улучшают командную работу и организацию процессов.
• Обучают: Помогают команде учиться на собственном опыте.

Как проводить планёрки?

1. Тактические (оперативные) планёрки

Тактические планёрки фокусируются на конкретных действиях и задачах. Они помогают команде понять, кто за что отвечает и оценить промежуточные результаты. Такие планёрки проводятся раз в неделю и длятся не более одного часа.

Структура тактической планёрки:

1. Чек-ин (5 минут)
2. Правила и оргвопросы
3. Отчёты по регулярным задачам
4. Проектные задачи
5. Метрики и показатели
6. Повестка дня
7. Следующие шаги
8. Обратная связь

2. Ежедневные «бизнес-зарядки»

Эти короткие видеозвонки (5-15 минут) помогают компаниям, работающим в удалённом режиме, быстро синхронизироваться и мотивировать сотрудников.

Структура ежедневной «бизнес-зарядки»:

1. Настроение
2. Главный результат вечера
3. Фокус на сегодня
4. Необходимая помощь

3. Законодательные (управленческие) планёрки

Законодательные планёрки проводятся раз в месяц и помогают формировать правила, бизнес-процессы, политики и регламенты компании.

Структура законодательной планёрки:

1. Чек-ин (5 минут)
2. Что не так?
3. Что нужно улучшить?
4. Как это улучшить?
5. Следующие шаги
6. Обратная связь

4. Стратегические планёрки

Стратегические планёрки проводятся раз в неделю и помогают двигаться короткими спринтами, чтобы достигать бизнес-целей.

Структура стратегической планёрки:

1. Чек-ин (5 минут)
2. Контекст: что происходит в организации и на рынке?
3. Как на это реагировать?
4. Как улучшить отклик?
5. Использование возможностей
6. Управление рисками
7. План действий
8. Ожидаемые результаты и OKR

5. Ретроспектива

Ретроспектива помогает команде учиться на собственном опыте и улучшать свою работу. Проводится раз в месяц или еженедельно для Agile-компаний.

Структура ретроспективы:

1. Чек-ин (5 минут)
2. Достигнутые результаты
3. Извлечённые уроки
4. Беспокойства и проблемы
5. Поводы для гордости
6. Что забрать в базу знаний?
7. От чего отказаться?
8. Что продолжать делать?
9. Что начать делать?

6. Демо

Демо – это демонстрация проделанной работы и получение обратной связи. Проводится раз в месяц или раз в две недели.

7. Как проводить совещания?

Важность совещаний

Совещания – это «лакмусовая бумажка» культуры организации. Они помогают выявить, насколько эффективно и вдохновляюще работает команда. Сильные совещания создают мощную мотивацию и поддержку для сотрудников, а слабые – наоборот, могут негативно влиять на общий рабочий процесс.

Типы совещаний

Совещания бывают нескольких типов:

1. Тактические совещания: Помогают сфокусироваться на конкретных действиях и задачах.
2. Законодательные совещания: Формируют правила, описания бизнес-процессов, политики и регламенты.
3. Стратегические совещания: Помогают двигаться короткими спринтами, достигать бизнес-целей.
4. Ретроспективы: Позволяют команде учиться на своих ошибках и достигать большего.
5. Демо: Демонстрация проделанной работы и получение обратной связи.

 

8. Как проводить совещания в удалённом режиме

Для эффективного проведения совещаний в удалённом режиме необходимо соблюдать несколько правил:

1. Все участники должны включать камеры.
2. Микрофоны выключены у всех, кроме говорящего.
3. Участники не должны отвлекаться на посторонние дела.
4. Ведите онлайн-протокол, чтобы все видели, что фиксируется.
5. Участвуйте под своими реальными именами.
6. Ведите онлайн-запись совещания.
7. Совещание не должно длиться более 60 минут, или делайте перерывы.
8. Вовлекайте участников каждые 10 минут.
9. Монологи не должны превышать 15 минут.

Роль участника на совещании

Каждый участник совещания должен быть подготовлен, знаком с обсуждаемой информацией и готов к продуктивному обсуждению. Важно понимать, что участие в совещании – это вклад в успех компании.

9. Как GPT помогает при совещаниях

Современные технологии, такие как GPT (Generative Pre-trained Transformer), могут значительно повысить эффективность совещаний. Вот несколько способов, как GPT помогает при совещаниях:

1. Автоматическая подготовка повестки: GPT может анализировать предыдущие совещания и документы, чтобы создать подробную повестку дня, учитывая все важные аспекты и вопросы.
2. Протоколирование совещаний: Во время совещаний GPT может автоматически записывать и структурировать всю важную информацию, создавая чёткие и понятные протоколы.
3. Анализ и отчёты: GPT может анализировать данные, предоставленные на совещаниях, и готовить отчёты по ключевым показателям и метрикам, что помогает в принятии решений.
4. Напоминания и задачи: GPT может напоминать участникам о запланированных задачах и дедлайнах, обеспечивая выполнение всех договорённостей.
5. Виртуальный ассистент: GPT может выступать в роли виртуального ассистента, помогая организовывать совещания, приглашать участников и следить за таймингом.

Использование GPT позволяет снизить нагрузку на организаторов совещаний и повысить их эффективность за счёт автоматизации рутинных задач и улучшения качества информации.

Заключение

Планёрки и совещания – это важнейшие инструменты для взаимодействия всех сотрудников, обмена мнениями и принятия решений. Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете эффективно проводить планёрки и совещания, значительно повысив продуктивность вашей команды.

Чтобы получать больше полезных советов по управлению и маркетингу, присоединяйтесь к авторскому Telegram-каналу

Бесплатный Бизнес-разбор