Должностная карта обязанностей сотрудника. Как составить?

Должностная карта включает в себя основную цель должности и  содержит значимые процессы функционала. В ней описываются все  действия, которые обеспечивают вам достижение цели в компании.  Количество функций зависит от сложности каждой должности, а их  подробное описание содержит все требования к действиям сотрудника и  предназначено для анализа, самоанализа.  

Также должностная карта: 

1. помогает выявить эффективные и неэффективные процессы в  подразделении, компании; 
2. является профессиональным стандартом; 
3. представляет собой инструмент исследования вашего рабочего  времени;
4. выступает средством создания единого понятийного поля между  сотрудником и руководителем; 
5. является инструментом для карьерного роста и автоматизации  бизнес-процессов в компании. 

 

Должностная карта НЕ РАВНО должностная инструкция!

Важно отличать должностную карту и должностную инструкцию. Как  правило, должностная инструкция в компаниях является формальностью и  не слишком используется в вашей дальнейшей работе. К тому же эти инструкции: 

• составляются довольно шаблонно,  
• не меняются годами, 
• имеют мало отношения к реальным задачам, которые  выполняет тот или иной сотрудник.  

 

Такой актуальный инструмент, как должностная карта позволяет вовлечь сотрудника в работу, помогает без страха перейти на KPI мотивацию.

В каждой компании есть  основные и вспомогательные процессы и чем дольше работает сотрудник, тем их становится больше. При этом руководитель не всегда знает о том, что же делает сотрудник и может представлять ситуацию совершенно не так, как она есть на  самом деле.   Как вы уже знаете — есть ваша картина мира и руководителя, и если они не  совпадают в понимании вашей загруженности, тогда и возникают  претензии с обеих сторон. И именно такой инструмент, как должностная  карта, поможет эти две картины мира привести к одной реальности, чтобы  все и всем были довольны. 

Зачем нужна должностная карта?

Она помогает понять: 

1. Какую зону ответственности вы можете взять на себя, а от чего — отказаться. 
2. Какую цель вы должны достигать регулярно и не забывать о задачах, которые помогут добиваться этого. 
3. Какой круг задач необходимо решать вам на постоянной основе. 
4. По каким критериям будет оцениваться ваша деятельность руководителем. 

Очень важно отнестись к созданию должностной карты со всей  серьезностью, потому что именно она является залогом построения правильной KPI-мотивации и представляет собой динамичный инструмент,  который отображает реальный функционал каждого члена команды. 

 

Как составлять должностную карту?

Правильно составлять должностную карту — самостоятельно и лучше  всего делать это в программах для интеллект-карт или диаграмма связей (список которых вы уже имеете). В них вы сможете легко изменять, дополнять, структурировать  информацию.  Алгоритм построения должностной карты: 

Шаг 1. Мозговой штурм. В центре карты нужно написать должность и  приступить к мозговому штурму – в течение нескольких дней вспоминайте абсолютно все задачи, обязанности, которые делаете и заполняйте карту. Затем — объедините  функции по рубрикам и продолжите  добавлять свою карту.  

Шаг 2. Дополняем карту задачами из системы. Здесь на помощь придет  Битрикс24, потому что там зафиксированы абсолютно все задачи, которые  выполняет любой из сотрудников.  

Шаг 3. Выполните хронометраж. Это поможет выявить те задачи, на  которые вы, вероятнее всего, не обратили внимания и не внесли их в карту,  хотя постоянно делаете. Это возможно из-за того, что не придаете  значения таким заданиям, находитесь «в потоке». 

Шаг 4. Подробное описание всех функций. Пропишите, что включает  каждая из функций. 

Шаг 5. Структурируйте. На этом этапе важно выявить повторы, распределить все пункты по группам, удалить те задачи, которые были лишь единожды и не повторялись, либо же наоборот – зафиксируйте те, которые вы выполнили только 1 раз и хотели бы в дальнейшем получать такие задания. 

Шаг 6. Отдайте составленную должностную карту руководителю. Он  сможет проанализировать ее и снять лишние задачи, автоматизировать  некоторые из них.   Если же должностную карту составлял кто-то из сотрудников, то он  передает ее вам на проверку, чтобы вы могли по системе Бирикс24  отследить, все ли функции он вписал, а затем уже передать ее  руководителю.